用流程化思路去梳理雜亂無章的工作

2014年5月29日 11時1分 贊(1) 評論(1)
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•         佛山一家生產化學試劑的工廠，倉庫在ERP系統中打出售銷單交給送貨司機，送貨司機要求客戶收貨時簽名確認，客戶簽好的銷售單由司機帶回后交還給倉庫，倉庫清點無誤后交回給財務部，財務部以此作為收款憑據，就這么一個極其簡單的過程居然錯誤不斷，據財務部反應，經常出現“單少、單錯”的情況，為此老板要求司機隊長、倉庫主管、財務主管共同解決問題，拿出具體改善方案，遺憾的是數月沒見效果，該問題還是依舊。老板無奈又讓副總加行政部親自協調尋求改善措施，還是沒有得到改善。如果說讓責任部門自己協調可能出現各自為政，配合不佳的情況，那么副總、行政作為上級單位和中立單位都出馬了還搞不定又是什么原因，經過我們仔細了解，發(fā)現該廠以技術見長。干部從上到下流程意識極差，一個問題的出現沒有一個合理的思路，通常是把責任方罵一通，要求下次注意就行了。其實不然，流程不合理，縱使花去你海量的注意力，結果也未必讓你稱心。恰好是這家企業(yè)根本就沒有這樣認識。
          解決方案：我們首先了解其當前運行流程為：1、銷售單由倉庫打印后交給司機，司機拿著單再到庫房提貨（驗單后才能提貨，所以這個過程單是不會丟的。視為安全環(huán)節(jié)）。2、司機單/貨一致出車送貨可以得到保證，可有時候趕上客戶工作人員下班或工作人員忙于別的事情沒有時間簽單驗貨，司機忙于向別的客戶交貨，就會把貨/單留下。跟客戶約定回程或下次送貨時再來取單（很有可能忘掉或多次的單混一起，視為問題環(huán)節(jié)）。3、回廠后司機將簽名的銷售單交給倉庫并登記當日未簽單的客戶，然后一并轉交財務部（倉庫并不驗證，只是將信息轉交財務，錯誤不能發(fā)現。視為問題環(huán)節(jié)）。4、財務收到倉庫移交的銷售單后負責按日期分類存放管理，同時跟進司機收回客戶尚未簽核的欠單。月底組織對帳（月底對帳時才能發(fā)現單少/單錯的情況，完全沒有時效性，視為問題環(huán)節(jié)）?？偨Y以上4個環(huán)節(jié)有三個問題環(huán)節(jié)，也就難免問題出現了。修訂流程為：1、司機回廠后直接交單給財務，無需經手倉庫，減少傳遞環(huán)節(jié)；2、財務最晚次日對單，發(fā)現問題馬上提出，保證及糾正。將每天客戶未簽欠單按日累計，任何時候都能一目了然的看出目前欠單總數情況，便于追蹤。就這樣稍做微調，問題全部搞定。